Hintergrund und Ausgangslage

Ein mittelständisches Tech-Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern hatte eine wachsende Zahl von Bewerbungen für diverse offene Stellen. Die HR-Abteilung war häufig überlastet mit der Bearbeitung und dem Screening von Lebensläufen sowie der Beantwortung häufiger Bewerberfragen. Dies führte zu Verzögerungen im Rekrutierungsprozess und einer höheren Arbeitsbelastung für das HR-Team.

Ziele des Projekts

Das Hauptziel des Projekts war es, die Effizienz der HR-Abteilung zu erhöhen, indem repetitive Aufgaben automatisiert und die Bearbeitungszeit für Bewerbungen sowie die interne Kommunikation verbessert werden. Spezifische Ziele umfassten:

  • Automatisierung des ersten Bewerber-Screenings und der Beantwortung häufig gestellter Fragen.
  • Reduzierung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit für Bewerbungen.
  • Verbesserung der Kandidaten-Erfahrung durch schnellere und akkuratere Rückmeldung.
  • Erhöhung der Effizienz und Zufriedenheit des HR-Teams.

Lösungsimplementierung

Um diese Ziele zu erreichen, wurde die KI in die bestehenden HR-Systeme des Unternehmens integriert. Der Implementierungsprozess folgte einem klar strukturierten Plan:

a) Bedarfsanalyse und Planung:
  • Identifizierung der Bewerberfragen und Screening-Kriterien: Ermittlung der häufigsten Fragen von Bewerbern und der wichtigsten Kriterien für das Lebenslauf-Screening.
  • Festlegung der Integrationspunkte: Die IT-Abteilung identifizierte die relevanten Systeme, darunter das Applicant Tracking System (ATS) (z.B. Workday) und das HR-Management-System (z.B. SAP SuccessFactors).
b) Entwicklung und Integration:
  • Erstellen der Gesprächs-Workflows: Entwicklung spezifischer Workflows zur Bearbeitung häufig gestellter Fragen sowie zum Screening von Lebensläufen.
  • Technische Integration: Die KI wurde nahtlos in Workday und das HR-Management-System integriert.
c) Trainings- und Wissensdatenbank:
  • Datenimport und -strukturierung: Historische Bewerbungsdaten und häufig gestellte Bewerberfragen wurden genutzt, um die Wissensbasis der KI zu erweitern.
  • Regelmäßige Updates: Es wurden regelmäßige Aktualisierungen der Wissensdatenbank eingeplant, um die Genauigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen sicherzustellen.

Anwendungsbeispiel und Ablaufszenario

Szenario: Bewerber stellt Fragen zur offenen Position

  • Schritt 1: Ein Bewerber stellt eine Frage zur offenen Position über das Karriere-Portal des Unternehmens.
    – Bewerber: „Hallo, ich interessiere mich für die Stelle als Softwareentwickler. Können Sie mir mehr Informationen zu den Aufgaben und Anforderungen geben?“
  • Schritt 2: Die KI verarbeitet die Anfrage und gibt eine detaillierte Antwort zur Stelle.
    – KI: „Hallo! Das freut uns zu hören. Die Hauptaufgaben der Position als Softwareentwickler umfassen die Entwicklung und Wartung unserer Softwareprodukte, die Zusammenarbeit in agilen Teams und die Durchführung von Code-Reviews. Die Anforderungen sind ein Abschluss in Informatik oder einem verwandten Fach, mindestens 3 Jahre Berufserfahrung und Kenntnisse in den Programmiersprachen Python und Java.“
  • Schritt 3: Der Bewerber fragt nach dem Bewerbungsprozess und wichtigen Terminen.
    – Bewerber: „Vielen Dank! Wie läuft der Bewerbungsprozess ab? Gibt es wichtige Termine, die ich beachten sollte?“
  • Schritt 4: Die KI liefert die relevanten Informationen zum Bewerbungsprozess und weist auf wichtige Termine hin.
    – KI: „Der Bewerbungsprozess besteht aus drei Schritten: einer ersten Prüfung Ihres Lebenslaufs, einem technischen Test und einem persönlichen Interview. Wichtige Termine werden nach der Einreichung Ihrer Bewerbung per E-Mail mitgeteilt. Die Frist zur Einreichung von Bewerbungen für die aktuelle Stellenausschreibung ist der 30. November 2023.“
  • Schritt 5: Der Bewerber reicht seine Bewerbung über das Karriere-Portal ein.
    – Bewerber: „Danke für die Information. Ich werde meine Bewerbung jetzt einreichen.“
  • Schritt 6: Die KI überprüft den eingereichten Lebenslauf automatisch anhand der festgelegten Kriterien und gibt eine erste Einschätzung ab.
    – KI: „Vielen Dank für Ihre Bewerbung. Ihr Lebenslauf wird nun überprüft. Sollten Ihre Qualifikationen unseren Anforderungen entsprechen, werden wir uns in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.“

Ergebnisse und Nutzen

Nach der Implementierung der KI zeigten sich deutliche Verbesserungen im HR-Management:

  • Reduzierte Antwortzeiten: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Bewerberfragen und Lebenslauf-Screenings verringerte sich um 50%.
  • Erhöhung der Kandidaten-Experience: Bewerber erhielten schnellere und präzise Antworten auf ihre Fragen, was zu einer positiveren Erfahrung führte.
  • Entlastung des HR-Teams: HR-Mitarbeiter konnten sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, da repetitive Aufgaben effizient automatisiert wurden.
  • Verbesserte Qualität der Vorauswahl: Durch die Automatisierung des ersten Screenings wurde die Genauigkeit der Vorauswahl gesteigert und nur qualifizierte Kandidaten an das HR-Team weitergeleitet.

Schlussfolgerung

Die Integration der KI in den HR-Managementprozess des Unternehmens führte zu einer signifikanten Steigerung der Effizienz und Zufriedenheit sowohl der Bewerber als auch der HR-Abteilung. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben wie das Beantworten häufiger Fragen und das erste Screening von Lebensläufen konnte wertvolle Zeit freigesetzt und die Qualität des Rekrutierungsprozesses verbessert werden. Zukünftige Erweiterungen könnten die Implementierung zusätzlicher Sprachunterstützungen und die Nutzung fortschrittlicher Analysetools zur weiteren Optimierung des HR-Managements umfassen.